Die Pandemie hat die Digitalisierung in Deutschland und das Digital Office nach vorne gebracht. So hat wohl rund die Hälfte der Unternehmen in der Corona-Zeit längst überfällige Digitalisierungsprojekte vorangetrieben. Die Einführung von Microsoft 365 war und ist in vielen Unternehmen ein großes Thema. Auch wir als Dienstleister im Bereich Videokommunikation und als Lösungsanbieter für Videokonferenzsysteme haben von der derzeitigen Lage profitiert. Die Technologie konnte zeigen, wie gut Sie funktioniert und was sie im Unternehmen leisten kann – und letztendlich welche Möglichkeiten der Effizienzsteigerung sich für Unternehmen ergeben. Effizienzsteigerung in der digitalen Zusammenarbeit ist das Stichwort – welches uns mit unserem strategischen Partner Büro Kaizen verbindet – während wir als IT Dienstleister den technischen Part abdecken, optimiert Büro Kaizen und dies auch schon seit 15 Jahren, die Abläufe im Unternehmen und sorgt für ein strukturiertes aufgeräumtes Büro – und wie das funktioniert und welche Chancen sich gerade bei der Umstellung auf Microsoft 365 Grad ergeben verrät uns Vertriebsleiter Jürgen Frey im Interview.
Durch die Partnerschaft von MVC und Büro Kaizen bieten wir unseren Kunden den Vorteil, dass sie sowohl die technische als auch die organisatorische Beratung und Durchführung von einem symbiotischen Experten-Team durchführen lassen können
Im Videobeitrag erfahren Sie kurz und knapp auf dem Punkt gebracht was die Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Nutzung von Microsoft 365 Grad sind, was die größten Vorteile sind, wie das Beratungskonzept von Büro Kaizen funktioniert und wie sie den Erfolg von solchen Projekten messen können – und das alles in knapp 4 Minuten.
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Jürgen Frey: Nach unserer Erfahrung gibt es zwei Erfolgsfaktoren. Man könnte das mit dem Straßenverkehr vergleichen. Möchte man schnell von A nach B kommen ist es zum einen erforderlich, dass ich mein Auto beherrsche. Was nützt mir der schnellste Porsche wenn ich nicht Auto fahren kann? So ist es auch mit Microsoft 365. Die Mitarbeiter müssen die vielen tollen neuen Funktionen erst einmal kennen und anwenden lernen.
Wenn die Mitarbeiter nun das Auto beherrschen, jedoch nicht über die nächste Kreuzung kommen, weil dort Chaos herrscht, weil es keine Verkehrsregeln gibt nützt uns das auch nichts. Und die Verkehrsregeln sind im übersetzten Sinn nun die Spielregeln für die Nutzung von Microsoft 365. Es müssen einfach gewisse Spielregeln definiert werden. Zum Beispiel: wo etwas wie gespeichert wird, damit jeder die Dateien wieder findet.
Schritt 1 ist ein Strategietag „digitales Arbeiten“. Hier definieren wir die zukünftige Arbeitsweise und legen glasklare Spielregeln fest.
Schritt 2 sind Schulungen. Hier werden den Anwendern auf Basis der Spielregeln alle notwendigen Kenntnisse vermittelt.
Schritt 3 sind Coachings. D.h. die Anwender haben die Möglichkeit ihre individuellen Herausforderungen mit dem Berater zu lösen.
Schritt 4 ist eine E-learning-Plattform, die es den Teilnehmern ermöglicht jederzeit das Wissen aufzufrischen. Dabei handelt es sich um unzählige Tutorials, also kurze Videos. Außerdem besteht hier die Möglichkeit Fragen zu stellen, was die IT-Abteilung im Unternehmen entlastet, da die Fragen bei uns landen.
Auf Wunsch machen wir das Ganze komplett online. Es spricht aber auch nichts gegen eine Vor-Ort-Lösung.
Sie sprechen und versprechen eine Effizienz-Steigerung von 20 Prozent. Wie wird das denn gemessen?
Ja, das trauen wir uns mittlerweile zu versprechen. Unsere Projekte in Vergangenheit haben dies bewiesen.
Wenn man daran denkt, dass 13 % der Arbeitszeiten in deutschen Unternehmen mit Suchen verschwendet wird, wird sehr schnell klar, welches Potenzial es hier gibt. Immer da wo häufig wiederkehrende Arbeitsschritte von viel Mitarbeitern gemacht werden, kann auch viel eingespart werden.
Mit einem Vorher-nachher-Vergleich lässt sich das ganz gut ermitteln. Wichtig ist mir auch, dass es die Mitarbeiter glücklich macht.