Huddle Rooms – Tipps für den Besprechungs-Allrounder

Vor wenigen Jahren gehörte der Huddle Room zu den must-have moderner Büros. Man sagte dem kleinen flexiblen Besprechungsraum eine glorreiche Zukunft voraus – etwa das bis 2022 mehr als 32 Millionen Huddle Rooms weltweit in Einsatz sein und etwa 70 Prozent der Meetingräume insgesamt ausmachen werden. Und dann kam Corona, Lockdowns und Home-Office-Meetings.

Mit zumindest teilweiser Rückkehr ins Office erfährt der Huddle Room wieder seine verdiente Renaissance, mit adaptierten Anforderungen. Noch mehr als vorher spielt das Thema „Bring-your-own-device“, bzw. „bring-your-own-Meeting“ eine große Rolle und auch die Anforderungen an Kamera- und Audiotechnik sind aufgrund vieler hybrider Meetings durchaus gestiegen.

Das Motto „Collaboration First“ hat sich auch im Huddle Room etabliert. Dabei werden Hardware-basierte UCC Systeme überwiegend durch Software Applikationen ersetzt. So wird eine lückenlose Kommunikation vom Meetingraum, zum Arbeitsplatz bis ins Home-Office garantiert. Für Huddle-Räume nutzen Hardware Anbieter verstärkt sogenannte All-in-One-Lösungen, wie z.B. das Microsoft Surface Hub oder Cisco Sparkboard, Poly Studio etc. – feste Bundles aus interaktiven Touchdisplay, Kamera und Soundbar.

Was den Huddle-Room so wichtig macht: Etwa 70 Prozent aller Besprechungen mit vier Personen oder weniger durchgeführt!

Der Huddle-Raum hat seinen Ursprung im amerikanischen Football

Der Huddle Raum ist nichts anderes als ein kleiner Besprechungsraum, der zur kreativen Zusammenarbeit und zum schnellen oft informellen Austausch gedacht ist. Team- und Projektarbeit soll in diesem Raum gefördert werden. Der Huddle-Raum ist meist auf Besprechungen von vier bis sechs Personen ausgelegt. Der Begriff stammt aus dem amerikanischen Football, wenn sich die Mannschaft vor einem Spielzug in einem sogenannten Huddle schnell zu einer Besprechung zusammenstellt.

Grundlegende Tipps für den Huddle-Room

Huddle-Room Ausstattung

Empfehlenswert ist eine zentraler ggf. runder Tisch mit großer Arbeitsfläche und Stühlen oder Hockern. Auch Lounge Möbel sind denkbar, je nach Nutzung und Ausgestaltung des Raums. Huddle-Rooms sollten Plätze sein, an denen sich Mitarbeiter wohlfühlen, denn nur so kann Kreativität und Zusammenarbeit gefördert werden. Dies sollte sich auch in der Raum-Ausstattung wiederspiegeln.
Natürlich sollte auch eine ausreichende Lüftung- und Klimatisierung vorhanden sein.
Weiterhin sollte zum Huddle-Room ein großes (idealerweise mit Touchscreen) Display am Kopfende gehören. Generell ist es sinnvoll, die Technik direkt mit dem Mobiliar zu verbinden. Man sollte dabei auch die Anschlussmöglichkeiten wie HDMI, USB, Netzwerk und Strom nicht vergessen.
Augenmerk sollte auch auf die Raum-Akustik und das Audiosystem gelegt werden. Eine Investition in ein Audiosystem bestehend aus Mikrofon und Beschallung über Lautsprecher ist notwendig.
Im Sinne von Bring-your-own-meeting sollte eine unkomplizierte Option gegeben sein, Geräte wie Laptop, Tablet oder Smartphone mit der Medientechnik zu verbinden – im Idealfall: drahtlos. Die Technik im Raum sollte für den Endanwender möglichst einfach und intuitiv bedienbar sein – gerade wenn der Raum für spontane kurze Meetings genutzt werden soll.
Whiteboards, digitale Displays, Flipcharts (alles was hilft kreative Gedanken aufzuschreiben) gehört ebenfalls in ein Huddle-Room
Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter hinsichtlich der Technik im Raum zu schulen. Manch einer muss vielleicht erstmal Berührungsängste abbauen oder ist nicht auf den ersten Blick hellauf begeistert.
Schon in der Planungsphase sollte man alle Gewerke in die konzeptionellen Überlegungen miteinbeziehen, oder mit einem Partner wie der MVC zusammenarbeiten, der Ihnen einen ganzheitlichen Lösungsansatz aufzeigen kann.
Weiterhin ist es sinnvoll alle Huddle Rooms im Unternehmen einheitlich auszustatten. Einerseits machen Sie es Ihren Kollegen und Endnutzer möglichst einfach. Weiterhin profitieren Sie von einem einfachen Betrieb der Räume!