Wir, die MVC Mobile VideoCommunication GmbH; helfen unseren Kunden seit nunmehr 27 Jahren, bessere, virtuelle Meetings durchzuführen. Wir haben hunderten von Unternehmen geholfen, Videokommunikation und andere Formen der virtuellen Kommunikation einzuführen und zu optimieren. Üblicherweise konzentrieren wir uns auf die technische Seite der Meetings, dennoch habe wir die Erfahrung gemacht, dass vielmehr auch die nicht-technischen Aspekte über den Erfolg eines Meetings entscheiden.
Profitieren Sie von unseren wahrscheinlich etwas ungewöhnlichen Tipps für virtuelle Meetings.
Akzeptieren Sie, dass Meetings notwendig sind.
Dieser erste Tipp wird manch einen verwirren, denn, wenn man sich die Literatur zu Meetings anschaut, stellt man fest, dass die meisten Meeting-Ratgeber darauf zielen, Meetings zu vermeiden, so kurz wie möglich zu halten oder so wenige Teilnehmer wie möglich hineinzunehmen. Letztlich steht der Wunsch dahinter, gar keine Meetings durchführen zu müssen, mit dem Idealbild, dass letztlich alle Arbeit allein geschafft wird. Diese Vorstellung ist jedoch irre, da ein Großteil in Unternehmen arbeitet, wo Meetings das probate Mittel sind, um Abstimmungen oder Problemlösungen zu finden. Es ist einfach Wahnsinn zu glauben, dass man eine Organisation führen kann, ohne Meetings abzuhalten. Diese Annahme steht aber hinter vielen Meeting- Ratgebern.
Meetings müssen Energie geben, nicht nehmen.
Dieser Punkt hängt eng mit dem ersten zusammen. Weil viele Meetings so langweilig sind und wenig produktiv, glauben viele Menschen, dass wir Meetings stark reduzieren sollten, am besten sogar ganz weglassen, wenn sie nicht unbedingt notwendig sind. Das Gegenteil ist jedoch richtig: Wir brauchen nicht weniger, sondern mehr Meetings. Diese Meetings müssen uns jedoch Energie geben und sie nicht verschleißen. Ich rate Ihnen: Lassen Sie Ihren Bauch entscheiden, ob das Meeting gut war oder nicht und handeln Sie dementsprechend.
Mach virtuelle Meetings genauso wie Präsenzmeetings.
Dieser Punkt wird wohl einige überraschen, da die MVC ein Anbieter von virtuellen Meetings und Videokonferenzen ist. Da würde man erwarten, dass ich ein Loblied auf virtuelle Meetings singe. Unser Bestreben ist jedoch, virtuelle Meetings genauso einfach zu gestalten wie die Präsenzmeetings.
Entscheide, was du im Meeting erledigen willst.
Dies ist ein ganz entscheidender Punkt, weil die Verwirrung der verschiedenen Meeting-Typen häufig zu Konfusion und wenig Produktivität führt. Neben der Abstimmung zu täglichen Problemen, der Lösung von taktischen Problemen, Statusmeldungen soll dann auch noch die Diskussion über ein strategisches Thema in ein Meeting hineingepackt werden? Das funktioniert einfach nicht.
Grob kann man diese verschiedenen Meeting-Typen unterscheiden:
- Die tägliche Abstimmung. Also, was liegt an, gibt es Probleme, stockt es irgendwo?
- Das Rückblick- und Statusmeeting. Dieses dient dazu, taktische Probleme zu lösen, welche die Mitarbeiter an der Erreichung ihrer Ziele hindern.
- Das Meeting über strategische Themen. Hier soll diskutiert und gebrainstormt werden sowie natürlich auch entschieden werden über z.B. Produkteinführungen, das Auftauchen eines neuen Wettbewerbers oder einer neuen technischen Lösung.
- Das s.g. Zeitmeeting ähnelt dem 3. Typ, umfasst nur einen größeren Zeitrahmen. Man nimmt sich ein bis zwei Tage, um über strategische Themen zu diskutieren die Strategie zu überprüfen und den Trendmarkt sowie den Wettbewerb zu analysieren.
Gleiche Art der Teilnahme.
Die Art, wie man dem Meeting beitritt sollte immer gleich sein, egal ob Telefon, Web oder Videokonferenz: Der optimale Weg ist „One Click to Join“.
Erstelle das Protokoll während des Meetings
Ein weiterer wesentlicher Punkt ist das Protokoll. Das Protokoll muss immer zwingend während des Meetings erstellt werden und nicht erst im Nachgang. Der beste Weg hier ist, das Protokoll immer auf einem weiteren Bildschirm zu zeigen, sodass alle Meeting Teilnehmer das Ergebnis vor Augen haben.
Halte eine vernünftige Zeitplanung ein
Eng mit dem Erfolg eines Meetings verbunden ist die Länge des Meetings. Wenn das Meeting länger als 50 min dauern sollte, dann auf jeden Fall eine Pause von 10 min machen, da sonst das Energielevel zu stark sinkt, dass die Teilnehmer nicht mehr voll konzentriert sind. Diese Pause aktiv nutzen, das heißt nicht, Telefonate zu führen oder Mails zu checken. Nein, möglichst das Büro oder zumindest den Konferenzraum verlassen und kurz an die frische Luft gehen und sich bewegen.
Verteile Rollen
Folgende Personen sollten in jedem Meeting auf jeden Fall dabei sein: Der Meetingleiter, der Protokollführer und der Zeitmanager.
Meetingleiter stellt die Agenda auf und kontrolliert, dass die Ziele des Meetings erreicht werden. Der Protokollführer hält Ergebnisse und To Dos fest und derjenige, der auf die Zeit achtet, stellt sicher, dass die Aufgaben im entsprechenden Rahmen abgearbeitet werden.
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