Eigentlich ist es ganz einfach: Bei Videokonferenzen gelten die gleichen Regeln wie bei persönlichen Besprechungen. Zuhören, ausreden lassen, sich für die Meinung des oder der anderen ehrlich interessieren.
Eine Herausforderung ist dennoch, dass die Menschen nicht anwesend sind. In Videokonferenzen neigen viele Leute dazu, eine „Fernsehsessel-Position“ einzunehmen und eher lax dazusitzen. Das ist natürlich nicht optimal, da die Körperhaltung sogar schon auf kleinen Bildschirmen eine gewisse Einstellung und Botschaft kommuniziert.
Es ist deshalb wichtig, eine aufrechte Sitzposition einzunehmen und Augenkontakt zu halten. Nur so kann die fehlende physische Abwesenheit ausreichend „kompensiert“ werden.
Und welche Fehler sollte man vermeiden?
Uns ist es besonders wichtig, dass ein Videokonferenzsystem nicht mit mehreren Fernbedienungen oder Touchpanels bedient werden muss. Dies sieht nicht nur unordentlich aus, sondern schafft auch Verwirrung. Zu empfehlen hingegen sind Click-to-Join-Funktionalitäten.
Ebenso empfehlen wir, das Eigenbild zu deaktivieren. Dieses wirkt wie ein kleiner Spiegel, in den man beim Sprechen unwillkürlich schaut. Dadurch geht der Augenkontakt verloren, und die Gesprächsqualität kann darunter leiden.
Bei längeren Gesprächen vor allem mit zahlreichen Standorten ist es ratsam, das Mikrofon stummzuschalten. Viele Leute machen den Fehler, es anzulassen – mit dem Ergebnis, dass die Gesprächsqualität für den Rest der Teilnehmer leidet, da Hintergrundgeräusche von z.B. acht Parteien sich überlappen und durchmischen.
Eine häufige Sicherheitslücke bei Videokonferenzen fehlende Zugangsbeschränkungen wie PIN-Codes. Dies passiert bei vielen Firmen im Alltag, und es kann von möglichen Industriespionen systematisch ausgenutzt werden. Die Lösungen sind alle vorhanden, aber die regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter ist zwingend notwendig.
Fehlende Bandbreite kann effiziente und effektive Videokonferenzen nahezu unmöglich machen. Es ist deshalb elementar, die Bandbreite des Netzwerks vor der Installation genau zu prüfen und eventuelle Flaschenhälse zu beseitigen. MVC empfiehlt eine Netzwerkanbindung von mindestens 2 Mbit/s im Up- und Downstream, um eingefrorene oder asynchrone Bilder zu vermeiden.
Und last but not least sehen wir oft, dass die Anforderungen nicht auf das Nutzungsszenarien abgestimmt sind. Insbesondere die maximale Teilnehmeranzahl, die Raumgröße sowie die Montage- und Verkabelungsmöglichkeiten sind wichtig. Eigentlich ist das klar und logisch – aber es ist dennoch immer wieder wichtig, diese Fragen zu allererst zu beantworten.
