hybride und digitale Events – Tipps

Betriebsversammlungen, Gesellschafterversammlungen oder Kunden-Events und Ähnliches stehen an, aber die Politik mahnt gleichzeitig zur Besonnenheit und zu Kontakteinschränkungen. Sie fragen sich vielleicht, wie Sie ihr Event am besten gestalten? Rein digital, oder hybrid (Mischung aus Präsenz und Digital)? Und wie Sie die Umsetzung so schnell stemmen sollen? Gerne beraten wir Sie genau zu diesem Thema. Wir haben schon einige solcher Veranstaltungen erfolgreich begleitet.

Tipps für Ihre hybride Veranstaltung

  • Wie bei jeder Veranstaltung stehen auch bei digitalen Veranstaltungen Ziele, Zielgruppen und überhaupt das Konzept an erster Stelle.
  • Online ist die Aufmerksamkeitsspanne geringer – daher achten Sie auf abwechslungsreiche Gestaltungs-Elemente, ausreichend Pausenzeiten.
  • Empfehlenswert ist z.B. eine Planung in Blöcken – 45 Minuten Inhalt 10 Minuten Pause etc.
  • Aber ein informeller Austausch sollte nicht mit Pausen gekoppelt sein, lieber dafür gesondert Zeit einplanen.
  • Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung der Technik, Entscheidung über Konferenzplattform, Grundeinstellungen wie Warteraum, Passwortschutz, Break-out-Rooms, Host, Chateinstellungen, Einstellungen für Bildschirm teilen etc.
  • Ausreichend Vorbereitungszeit und Planungszeit für den Aufbau des Veranstaltungsraums einplanen (Raummikrofone, Stehpulte, Bildschirmausschnitte bewusst wählen, Störfaktoren und Ablenkungen vermeiden.)
  • Rollen in der Veranstaltung gut abklären, wer betreut den Chat, Protokoll, Moderation, technische Moderation (Leute einlassen, Break outs einrichten, Bildschirm teilen, Infos in den Chat stellen etc.)
  • Egal ob Weihnachtsfeier oder „Arbeits-Event“ ein Give-Away schafft immer eine Brücke von der Offline zur Online-Event – es sollte ein inhaltlicher Bezug da sein. Z.B. eine Vorlage für Notizen,  Kekse, Süßigkeiten
  • Bei der Kommunikation mit den Teilnehmern hat es sich bewährt, möglichst die Informationen gebündelt zu verschicken, so hat der Teilnehmer gleich alle Infos griffbereit, d.h. Zugangsdaten, Veranstaltungsablauf, Kontakt zum Support, Anleitung zur Konferenzplattform (falls notwendig). Bietet den Teilnehmern größtmögliche Transparenz, d.h. Versand von Anmelde-Informationen und Infos, wann mit welchem Informationen zu rechnen ist.
  • Kommunikation nach der Veranstaltung (Email mit netten Worten, eventuell Dokumentation, Bilder etc.) sowie Feedback (von Teilnehmern und Mitorganisatoren) nicht vergessen. Die Evaluation hilft wesentlich bei der Organisation der nächsten virtuellen Events.

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