Vermeiden Sie diese Fehler im zweiten Halbjahr 2023 und optimieren Sie Ihre hybriden Meetings
Im Großen und Ganzen geht es meist darum die nahtlose Zusammenarbeit zwischen physisch anwesenden und virtuellen Teilnehmenden bestmöglich zu gestalten..
Hier sind 11 Tipps, wie Sie Online-Meetings verbessern und hybride Meetings erfolgreich gestalten können:
- Definieren Sie klare Ziele: Ein Meeting ohne klare Zielsetzung führt selten zu den gewünschten Ergebnissen. Formulieren Sie im Voraus konkrete Ziele und teilen Sie sie den Teilnehmenden mit, um gemeinsam darauf hinzuarbeiten.
- Bereiten Sie sich vor: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um das Meeting vorzubereiten. Sortieren Sie Ihre Gedanken im Vorfeld, erstellen Sie eine Agenda und sammeln Sie relevante Materialien. Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem effizienten und produktiven Meeting.
- Optimieren Sie die Meetingdauer: Laden Sie nicht automatisch für eine volle Stunde ein. Kürzere Meetings, beispielsweise von 25 oder 50 Minuten, steigern die Aufmerksamkeit und Produktivität der Teilnehmenden. Verwenden Sie die Funktionen Ihrer Meeting-Plattform, um die Dauer entsprechend einzustellen.
- Wählen Sie selektive Einladungen: Überlegen Sie genau, welche Personen Sie für das Meeting benötigen. Laden Sie nur diejenigen ein, die wirklich zur Zielerreichung beitragen können. Eine gezielte Auswahl spart Zeit und sorgt für eine effektivere Zusammenarbeit.
- Führen Sie als Moderator souverän: Übernehmen Sie die Rolle des Moderators und schaffen Sie einen strukturierten Rahmen für das Meeting. Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, sich einzubringen, und dass die Diskussionen fokussiert bleiben.
- Nutzen Sie vielfältige Methoden: Um Monotonie zu vermeiden, wechseln Sie regelmäßig die Methoden. Bieten Sie Interaktionen, Break-Out-Räume oder Diskussionen im Chat an, um die Teilnehmenden aktiv einzubeziehen und die Aufmerksamkeit hochzuhalten.
- Wählen Sie die richtigen Tools aus: Verwenden Sie nicht zu viele externe Plattformen und Tools in einem Meeting. Entscheiden Sie sich für eine umfassende Plattform, die alle benötigten Funktionen bietet. Beachten Sie dabei stets das Ziel des Meetings.
- Dokumentieren Sie das Meeting: Erstellen Sie eine Zusammenfassung oder ein Protokoll, um die Inhalte festzuhalten und allen Teilnehmenden zur Verfügung zu stellen. Dadurch können auch Abwesende die wichtigsten Informationen nachvollziehen. Nutzen und informieren Sie sich über die neuesten technischen Möglichkeiten hierzu – wie automatisierte Protokolle
- Schaffen Sie Raum für persönlichen Austausch: Integrieren Sie in Ihre Meetings Phasen des persönlichen Austauschs, in denen die Teilnehmenden sich über nicht-arbeitsbezogene Themen unterhalten können. Dies fördert den Zusammenhalt im Team und schafft eine angenehme Atmosphäre, die die Zusammenarbeit positiv beeinfluss
- Achten Sie auf Kameranutzung: Fordern Sie nicht zwingend die Kamera-Pflicht, sondern finden Sie einen ausgewogenen Ansatz. Schaffen Sie klare Anlässe für das Einschalten der Kameras, zum Beispiel zu Beginn und zum Abschluss oder während aktiver Beiträge.
- Optimieren Sie hybride Meetings: Bei hybriden Meetings ist es wichtig, die physisch anwesenden und virtuellen Teilnehmenden gleichermaßen einzubeziehen. Nutzen Sie Technologien wie Speaker Framing (Hier mehr zum Thema Speaker Framing und Auto Framing https://www.mvc.de/speaker-framing-versus-auto-framing/ )
Starten Sie jetzt und machen Sie das Beste aus Ihren Meetings!
