Tipps für eine effektive hybride Zusammenarbeit

Die Pandemie hat die Arbeitswelt durcheinandergewirbelt und wird sie wohl auch nachhaltig prägen. Hybrides Arbeiten setzt sich immer weiter durch, viele Mitarbeiter möchten zumindest  teilweise auch weiterhin von zu Hause arbeiten (eine aktuelle Schweizer Studie hat den Anteil auf 40 Prozent beziffert), einige Firmen denken über Verkleinerung Ihrer Büroflächen nach. Hybrides Arbeiten bietet zahlreiche Vorteile, wie mehr Flexibilität und Vereinbarkeit von Familie und Beruf für Mitarbeiter, Kostenersparnis, Effizienz-Steigerung aber auch Herausforderungen wie die richtige technische Ausstattung, Datenstrukturen, Kommunikation, Führung und Motivation solcher TeamsNachfolgend ein paar Tipps für eine effektive hybride Zusammenarbeit. 

Überprüfen Sie die Technik Ihrer Meetingräume: Was benötigen Sie?

Durch eine hybride Arbeitsweise steigen grundsätzlich die Anforderungen an die technische Ausstattung von Meetingräumen – so werden analoge Tools wie Flipcharts oder Metaplanwände untauglich. Machen Sie eine Bedarfsanalyse! Bestimmen Sie die typischen Anforderungen für Meetings in Ihren Räumen. Auf Basis einer strategischen Bedarfsanalyse können Sie in die Planung und Auswahl der notwendigen UCC-, Präsentations- und Kollaborations-Tools gehen. 

Ein paar Fragen, die sich hierzu stellen sollten:

  • Kennen Sie die Use-Cases Ihrer Meetingräume und haben Sie die dazugehörige Technik? 
  • Sind alle Meetingräume ähnlich ausgestattet, haben diese möglichst gleiche  Bedienelemente? 
  • Sind ihre Meetingräume so ausgestattet, dass ein „kontaktarmer Meeting Beitritt“ möglich ist (Touchpanel und Fernbedienung für möglichst geringen Oberflächenkontakt) 
  • Wieviel Zeit benötigen Ihre Mitarbeiter, um ein Meeting zu starten. Wird mehr Zeit benötigt, wenn Kollegen aus dem Home-Office zugeschaltet werden müssen. Kann diese Zeit reduziert werden? 
  • Sind die Mitarbeiter in die Technik des Meetingraums eingewiesen. Gibt es entsprechende Trainings? 

Prozesse für produktives Arbeiten – smarte Tools

Passen Sie Ihre Prozesse an ein hybrides Arbeitsmodell an: In einem hybriden Arbeitsmodell ist es wichtiger denn je Prozesse zu etablieren, die einerseits effizientes Arbeiten sicherstellen und andererseits Informationslücken vermeiden. Es sollte festgelegt werden, für welche Entscheidungen das Go des Kollegen oder des Chefs erforderlich ist und welche Prozesse autonom ablaufen können. Smarte Kollaborationstools erleichtern hier die Zusammenarbeit, die Nachvollziehbarkeit von Aufgaben und Projektfortschritten. Neben Chatprogrammen, die das Zurufen über den Schreibtisch ersetzen, zählen dazu auch Projektmanagement-Tools. Denken Sie an die regelmäßige Schulung ihrer Mitarbeiter für die Nutzung der Tools.