Tipps für eine effektive hybride Zusammenarbeit

Die Pandemie hat die Arbeitswelt durcheinandergewirbelt und wird sie wohl auch nachhaltig prägen. Hybride Meetings setzen sich immer weiter durch, viele Mitarbeiter möchten zumindest teilweise auch weiterhin von zu Hause arbeiten. Eine aktuelle Schweizer Studie hat den Anteil auf 40 Prozent beziffert. Einige Firmen denken über Verkleinerung Ihrer Büroflächen nach.

Hybrides Arbeiten bietet zahlreiche Vorteile, wie mehr Flexibilität und Vereinbarkeit von Familie und Beruf für Mitarbeiter, Kostenersparnis, Effizienz-Steigerung aber auch Herausforderungen wie die richtige technische Ausstattung, Datenstrukturen, Kommunikation, Führung und Motivation solcher Teams. Nachfolgend ein paar Tipps für eine effektive hybride Zusammenarbeit.

Überprüfen Sie die Technik Ihrer Meetingräume: Was benötigen Sie?

Durch eine hybride Arbeitsweise steigen grundsätzlich die Anforderungen an die technische Ausstattung von Meetingräumen – so werden analoge Tools wie Flipcharts oder Metaplanwände untauglich. Machen Sie eine Bedarfsanalyse! Bestimmen Sie die typischen Anforderungen für Meetings in Ihren Räumen. Auf Basis einer strategischen Bedarfsanalyse können Sie in die Planung und Auswahl der notwendigen UCC-, Präsentations- und Kollaborations-Tools gehen.

Ein paar Fragen, die sich hierzu stellen sollten:

Kennen Sie die Use-Cases Ihrer Meetingräume und haben Sie die dazugehörige Technik?
Sind alle Meetingräume ähnlich ausgestattet, haben diese möglichst gleiche Bedienelemente?
Sind ihre Meetingräume so ausgestattet, dass ein „kontaktarmer Meeting Beitritt“ möglich ist (Touchpanel und Fernbedienung für möglichst geringen Oberflächenkontakt)
Wieviel Zeit benötigen Ihre Mitarbeiter, um ein Meeting zu starten. Wird mehr Zeit benötigt, wenn Kollegen aus dem Home-Office zugeschaltet werden müssen. Kann diese Zeit reduziert werden?
Sind die Mitarbeiter in die Technik des Meetingraums eingewiesen. Gibt es entsprechende Trainings?

Prozesse für produktives Arbeiten – smarte Tools

Passen Sie Ihre Prozesse an ein hybrides Arbeitsmodell an: In einem hybriden Arbeitsmodell ist es wichtiger denn je Prozesse zu etablieren, die einerseits effizientes Arbeiten sicherstellen und andererseits Informationslücken vermeiden. Es sollte festgelegt werden, für welche Entscheidungen das Go des Kollegen oder des Chefs erforderlich ist und welche Prozesse autonom ablaufen können. Smarte Kollaborationstools erleichtern hier die Zusammenarbeit, die Nachvollziehbarkeit von Aufgaben und Projektfortschritten. Neben Chatprogrammen, die das Zurufen über den Schreibtisch ersetzen, zählen dazu auch Projektmanagement-Tools. Denken Sie an die regelmäßige Schulung ihrer Mitarbeiter für die Nutzung der Tools.

Erfolgreiche hybride Meetings

Meetings mit hybriden Teams sind mitunter herausfordernd, da die externen Teilnehmer effektiv eingebunden werden sollten. Hierfür sind folgende Maßnahmen sinnvoll:

Meetings mit hybriden Teams sollten immer mit aktiver Kamera stattfinden
Der Moderator sollte vor allem auch die Home-Office und extern zugeschalteten Meeting-Teilnehmer aktiv miteinbeziehen, direkt und regelmäßig nach deren Meinung fragen. Arbeiten Sie ganz gezielt daran, sich nicht nur auf die physisch im Raum anwesenden Personen zu konzentrieren – für die zugeschalteten Teilnehmer ist es mitunter schwieriger sich an der Diskussion zu beteiligen. Achten Sie als Moderator auf deren Signale.
Gerade für die externen Meeting-Teilnehmer ist es nicht immer leicht, die Orientierung im Meeting zu behalten. Daher ist die Strukturierung in hybriden Meetings besonders wichtig. Die Agenda sollte immer wieder eingeblendet werden.
Insbesondere wenn noch nicht so häufig hybride Meetings durchgeführt wurden, sollte man sich das Feedback der Meeting Teilnehmer einholen und ggf. Optimierungen vornehmen.

Vermeiden Sie ein „Meeting-nach-dem-Meeting“ ohne die remote-Teilnehmer. Oft finden im Büro im Nachgang nach dem Meeting noch weitere „informelle“ Nachbesprechungen statt, in denen es dann zu neuen Erkenntnissen kommt oder Entscheidungen getroffen werden. Remote-Teilnehmer verpassen dann die Diskussion und ggf. die weiteren Entwicklungen

Klare Regeln und Kommunikation

Eines der größten Probleme, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Home Office zu Lockdown-Zeiten beklagten, ist das Gefühl, stets verfügbar sein zu müssen. Ständige Erreichbarkeit ist weder gesund noch produktiv. Daher machen Sie mit Ihren Mitarbeitern einen Abgleich über die Erwartungen, setzen Sie Guidelines fest. Was sind Kernarbeitszeiten, wann sind Erreichbarkeiten zu gewährleisten, gibt es feste Termine…Ggf. kann ein morgendlicher „Check-In“ beispielsweise mit einem Huddle Meeting Ihren Mitarbeitern helfen den Tag effektiv zu gestalten.